Circuit du livre : de la veille documentaire à l'accès public
Chaque bibliothécaire est spécialisé dans une thématique de la MOM, et assure le suivi et la pérennité des collections de la veille à la mise à disposition au public. Différentes étapes rythment ce travail, toutes permettant une adéquation et un travail en collaboration avec les équipes de recherches de la MOM.
Afin de répondre aux besoins documentaires des chercheurs et enseignants-chercheurs, les chargés de ressource documentaire et bibliothécaires effectuent une veille régulière sur toutes les parutions ainsi que sur les actualités scientifiques liées aux spécialités des fonds documentaires dont ils ont la responsabilité. Le produit de cette veille est recueilli et diffusé sous forme de listes de références bibliographiques aux équipes de recherche par l'intermédiaire du logiciel GRACQ, développé par Wei Huangfu du Service Pôle Système d'Information et Réseaux. Les membres des laboratoires peuvent alors faire part de leurs avis et besoins en matière de documentation scientifique par un système de vote et de commentaires en ligne à partir de l'interface de GRACQ. Chercheurs et bibliothécaires se réunissent en commissions d’achats thématiques une à deux fois par an afin de définir les orientations documentaires et les acquisitions d'ouvrages à effectuer.
I - Les acquisitions : elles s'effectuent soit par don, soit par échange, soit par achat.
. Les dons
La bibliothèque bénéficie de nombreux dons. Après signature d'une convention de don, les documents sont intégrés dans les fonds documentaires de la bibliothèque. Les ouvrages en doublon sont proposés à d'autres bibliothèques par le biais des échanges de publications.
. Les échanges de publications
Le service des échanges de publications diffuse les ouvrages édités par MOM Editions, auprès de 300 instituts de recherche, laboratoires, musées, bibliothèques, universités, situés dans 57 pays. En retour, ces structures nous font parvenir leurs publications. Ces échanges permettent à la bibliothèque de la MOM d'obtenir chaque année environ 150 abonnements de revues et 400 ouvrages de recherche. Par ce biais, la bibliothèque obtient des documents difficiles à se procurer du fait de leur faible taux d'impression et de diffusion. Cela permet également de contribuer à faire connaître dans le monde entier les publications de la MOM et les travaux des chercheurs.
Les partenariats les plus anciens ont été liés dans les années 80 avec les Ecoles françaises de Rome et d'Athènes, l'Institut français d'Archéologie orientale au Caire (IFAO), l'Institut français de Proche-Orient (IFPO) à Beyrouth et Damas... Des échanges ont lieu également avec les bibliothèques du Congrès à Whashington, du Vatican ou d'Alexandrie.
De Tokyo à São Paulo, en passant par Ankara et Moscou, la bibliothèque fait ainsi circuler les publications de la Maison de l'Orient et la revue Topoi en échange de la revue Gallia, des catalogues de la Glyptothèque de Copenhague ou les catalogues d'exposition du Musée du Louvre.
Pour gérer ces documents, la bibliothèque utilise le logiciel GRECO (Gestion des Ressources des Echanges de Collection et d'Ouvrages) réalisé en interne avec le Pôle Système d'Information et Réseaux (PSIR). Cet outil permet de gérer les flux, d'établir des statistiques de fonctionnement et de gestion.
. Les achats
Ils sont effectués par le bibliothécaire auprès du secrétariat général de la MOM avec le logiciel GESLAB. Ce mode d'acquisition répond aux exigences des marchés publics et de la mise en concurrence avec des fournisseurs.
II - Le catalogage : opération visant à décrire le document afin que les usagers de la bibliothèque puissent en retrouver la référence et le localiser à partir du catalogue de la bibliothèque. Ce procédé s’effectue dans le catalogue collectif Frantiq, sur le logiciel libre Koha, à partir du format UNIMARC et des normes de catalogage Z44-050. Avec l’avènement du document numérique, l’enjeu pour les professionnels de la documentation sera de faire évoluer ces normes et d’adopter de nouveaux formats, dont le FRBR et le RDA.
III - L’indexation et classification : les bibliothécaires apportent une valeur ajoutée à la base bibliographique en mentionnant de nombreux mots clés (sujets, toponyme, chronologie, anthroponyme, peuples) à partir du thésaurus Pactols. Par ailleurs, la Library of Congress Classification (LCC) est utilisée pour désigner une localisation physique et intellectuelle du document dans l’espace documentaire de la bibliothèque. L’enjeu pour les bibliothécaires est de faire évoluer ces systèmes d’indexation et de classification en fonction des perspectives d’évolution du domaine scientifique.
IV - L’équipement, la reliure : afin que chaque document puisse être conservé le plus longtemps possible, différentes opérations d’équipement ou de reliure vont permettre une consolidation du support. La conservation des documents est un point important afin d’assurer la pérennité des collections.
V - L’accès et l’accueil : plus de 80 000 documents sont proposés en accès libre. Les chercheurs ont la possibilité de venir les consulter 24h/24 à la bibliothèque, et les emprunter aux heures d'ouverture. L’accès des autres utilisateurs s’effectue le lundi de 13h à 17h45 et du mardi au vendredi de 9h à 17h45. La bibliothèque est donc ouverte 40h par semaine au public dans le cadre de l'accueil. Ce qui constitue une amplitude horaire très importante pour une bibliothèque de recherche. A côté de la bibliothèque physique, il existe également la bibliothèque en ligne avec ses documents numérisés (Digimom, 1000 tirés à part), un blog Prefixes, une page Facebook, un compte Twitter et bien sûr son espace sur le site web.
