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Maison de l'Orient et de la Méditerranée Jean Pouilloux

Fédération de recherche sur les sociétés anciennes

     

Gestion électronique de documents

Gestion électronique de documents

La Maison de l’Orient et de la Méditerranée regroupe des entités qui produisent de très grandes quantités de données. Autour de ces données se posent deux problèmes :

Le premier concerne leur sécurité. Elles sont le plus souvent conservées uniquement sur les postes de travail, sur des disques durs externes, et dans le meilleur des cas dupliquées sur plusieurs supports (la question de la bonne version se pose alors). 

Le second problème concerne l’accessibilité et la valorisation de ces données. En effet malgré leurs richesses, elles sont très peu visibles et mises en valeur sur internet. 

Dans un premier temps, le PSIR construit en collaboration avec les différents acteurs de la MOM (groupes de travail) un système de gestion électronique de document (GED) qui offrira à la communauté les fonctions suivantes :

  • Un système d’acquisition
  • L’indexation et la recherche
  • Le classement
  • La gestion des droits d’accès
  • Le travail collaboratif
  • La consultation

La mise en œuvre de ce système est l’occasion de modéliser, de structurer et normaliser de l’information. L’étape d’acquisition du système GED nécessite le renseignement de métadonnées pour chacune des ressources et éventuellement par une conversion de la ressource elle-même vers un format normalisé. Cette opération peut être apparaître compliquée à mettre en œuvre, elle est cependant primordiale pour pouvoir mettre en place par la suite une interopérabilité avec les autres acteurs SHS (TGIR Huma-Num, Isidore,…), et envisager un archivage « longue durée ».

Le PSIR accompagne les différents producteurs pour les aider à trouver les modèles correspondants à leurs besoins et à leurs données. Il développe les outils pour automatiser le plus possible le renseignement de ces métadonnées, la conversion des formats et l’alimentation du système d’information.

Dans un deuxième temps, nous prévoyons de développer un ensemble d’outils (en collaboration avec les différents acteurs de la MSH) qui dépassent le cadre strict de la gestion électronique de document mais qui se rapprochent d’une solution de gestion de contenu d’entreprise (ECM : enterprise content management). Ces outils permettront de créer automatiquement ou manuellement des liens ou plus value documentaire entre les différentes données déposées avec des ressources ou référentiels disponibles au sein de la MSH (Publications, Thésaurus, Bibliothèque, Géothèque). Ces liens pourront également être créés vers des partenaires externes (Service Nakala). Ces outils pourront servir à l’émergence de projets transversaux et la création de nouveaux corpus transdisciplinaires. 

Ce système d’information sera hébergé sur le système informatique de la MOM. Les données déposées seront automatiquement synchronisées vers un partenaire institutionnel assurant leur sécurité par leur copie sur un site distant ainsi que leur sauvegarde sur bande.

Enfin les données ayant été structurées, et converties dans des formats réputés archivables pourront faire l’objet d’une préservation « longue durée » auprès du Cines dans le cadre de constitution de corpus.

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