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Maison de l'Orient et de la Méditerranée Jean Pouilloux

Fédération de recherche sur les sociétés anciennes

     

[Rub 4 - SG] Présentation

Présentation

Le service administration et pilotage collabore à la programmation et au suivi des instances ainsi que des différents organes de concertation et de décision de la MOM. Il supervise la préparation des contrats et des conventions en lien avec différents acteurs et veille au développement des actions de partenariat.
En matière de gestion du patrimoine, le service administration et pilotage est étroitement associé au montage des dossiers de réhabilitation ou autres dossiers touchant aux infrastructures immobilières. En étroite relation avec les tutelles, il assure un appui à la gestion des locaux et veille à la sécurité et aux conditions de travail des personnels de la MOM. Par ailleurs, le service contribue à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure. Le service administration et pilotage regroupe le pôle affaires générales, le pôle budget et gestion financière ainsi que le pôle communication et médiation scientifique.

Pour l’ensemble des laboratoires de la MOM, le pôle affaires générales a pour mission la gestion du standard téléphonique, le tri et la gestion du courrier, l’accueil des visiteurs, l’organisation des réunions institutionnelles, la réservation des salles, la collection et la mise à jour de l’information (bases de données, annuaires…) ainsi que la gestion des éléments logistiques liés à l’entrée de la MOM (gestion des accès et contrôle des règles de sécurité) et l’occupation des bureaux, en lien avec les services centraux de l’hébergeur universitaire. En lien avec la secrétaire générale, le pôle gère les dossiers du personnel et l’ensemble des questions RH de la FR.

Le pôle budget et gestion financière œuvre à l’élaboration du budget annuel et au suivi de son exécution. Il prépare les dialogues de gestion avec les tutelles de la MOM et organise les bilans financiers sur la base des états des progiciels de gestion. Le pôle gère également les ressources propres de la FR : refacturations des recettes des publications de la MOM, gestion de conventions et de prestations de service, vente des ouvrages scientifiques produits à la MOM, en lien avec le service MOM Éditions. En matière de marchés, le pôle budget élabore les cahiers des charges et les clauses techniques des contrats de prestations, d’équipements techniques et d’aménagement des locaux, tout en sensibilisant les acheteurs sur le respect des règles en matière d’achat et en conseillant l’ensemble des unités de la MOM en matière de réglementation budgétaire et financière. Le pôle prépare également le montage technique et financier des dossiers de recrutement de personnels temporaires (vacations, stagiaires…).

Le pôle communication et médiation scientifique met en place la stratégie de communication de la MOM. Le pôle collabore avec les laboratoires pour la réalisation de leurs documents de communication, l’organisation de manifestations et la valorisation de leurs travaux. Il contribue à cette valorisation à travers les sites web en conseillant les producteurs de contenus pour optimiser la visibilité de leurs informations.
Le pôle propose chaque année un cycle de conférences grand public : les Conférences Jean Pouilloux. Le public y rencontre des chercheurs des laboratoires mais aussi des personnalités extérieures proposées par les équipes, dont les thèmes de recherche sont en lien avec les sujets traités à la MOM. Ce cycle bénéficie du soutien de l’université Lumière Lyon 2, de l’Association des Amis de la Maison de l’Orient et de partenariats occasionnels.

Le pôle contribue également à l’organisation d’évènements de diffusion des savoirs proposés par les laboratoires et apporte un appui logistique à l’organisation de ces manifestations. Il contribue à des actions de communication interne en proposant des rendez-vous mensuels, rencontres inter-laboratoires ouvertes à l’ensemble des personnels de la MOM. Organisés généralement sous forme de petits-déjeuners, ils ont pour but d'informer sur l’avancée des recherches et les activités des membres des laboratoires.  En coordination avec le secrétariat général, le pôle organise l’accueil des nouveaux entrants : matinées d’information et de présentation de la structure. Il collabore à la réalisation d’expositions avec les chercheurs des laboratoires et initie des partenariats pour leur présentation au public. Chaque année, le pôle mobilise les acteurs de la recherche au sein de la MOM pour participer à des manifestations nationales : Fête de la science, Journées européennes de l’archéologie… Le pôle accueille des scolaires dans le cadre de leur stage d’initiation à la vie professionnelle. Il leur permet d’approcher différents métiers de la recherche et d’appréhender l’utilité des disciplines qu’ils étudient en classe.

Enfin, le pôle conçoit et réalise les supports de communication et d'informations de la MOM, des axes stratégiques, des équipes de la MOM et des actions qu’il organise, le tout dans le respect de l’identité visuelle de la MOM. Il offre ses conseils aux membres des laboratoires pour la réalisation de leurs documents de communication et peut, à leur demande, concevoir et réaliser posters, affiches, dépliants...