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Maison de l'Orient et de la Méditerranée Jean Pouilloux

Fédération de recherche sur les sociétés anciennes

     

[Rub 4 - SG] Présentation

Présentation

Le service administration et pilotage regroupe le pôle affaires générales, le pôle budget et gestion financière ainsi que le pôle communication et médiation scientifique.

Pour l’ensemble des laboratoires de la MOM, le pôle affaires générales a pour mission la gestion du standard téléphonique, le tri et la gestion du courrier, l’accueil des visiteurs, l’organisation des réunions institutionnelles, la réservation des salles, la collection et la mise à jour de l’information (bases de données, annuaires…) ainsi que la gestion des éléments logistiques liés à l’entrée à la MOM (gestion des accès et contrôle des règles de sécurité) et l’occupation des bureaux, en lien avec les services centraux de l’hébergeur universitaire.
En lien avec la secrétaire générale, le pôle gère les dossiers du personnel et l’ensemble des questions RH ainsi que le suivi des instances de la MOM : fonctionnement et suivi des différents organes de concertation et de décision, préparation des documents relatifs à la vie de la structure fédérative. Il supervise la préparation des contrats et des conventions en lien avec les différents acteurs et veille au développement des actions de partenariat.
En matière de gestion du patrimoine, le service administration et pilotage est étroitement associé au montage des dossiers de réhabilitation ou autres dossiers touchant aux infrastructures immobilières. Par ailleurs, le service contribue, notamment pour les tutelles, à la réalisation de rapports, réponses aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la structure.

Le pôle budget et gestion financière œuvre à l’élaboration du budget annuel et au suivi de son exécution. Il prépare les dialogues de gestion avec les tutelles de la MOM et organise les bilans financiers sur la base des états des progiciels de gestion.
Plusieurs autres missions sont dévolues au pôle budget et gestion financière : 

• la gestion des contrats notamment les programmes ANR, région et Europe.

• la gestion de la vente des ouvrages scientifiques produits à la MOM, en lien avec le service d'édition.

• l’élaboration des cahiers des charges et des clauses techniques des contrats de prestations et marchés, d’équipements techniques et d’aménagement des locaux, tout en sensibilisant les acheteurs sur le respect des règles en matière d’achat.

• la mission de conseil pour les laboratoires de la MOM en matière de réglementation budgétaire et financière.

• la préparation du montage technique et financier pour le recrutement de personnels temporaires.

Le Pôle Communication et médiation scientifique met en place la stratégie de communication de la MOM. Il a pour missions de contribuer :
• à la promotion de la Maison de l’Orient et de la Méditerranée Jean Pouilloux
• à la diffusion et à la valorisation des activités des laboratoires de la MOM
• à la mise en place de rencontres scientifiques avec les laboratoires de la MOM
• à la mise en place d’actions de médiation grand public
• à dynamiser la communication interne
Le pôle collabore avec les laboratoires pour la réalisation de leurs documents de communication, l’organisation de manifestations et la valorisation de leurs travaux. Il contribue à cette valorisation à travers les sites Web en conseillant les producteurs de contenus pour optimiser la visibilité de leurs informations et en animant le portail de la MOM. Il initie et coordonne des actions de diffusion des savoirs et des actions de communication interne pour lesquelles il mobilise les acteurs de la recherche et met en place des partenariats.
Le pôle conçoit et réalise les supports de communication et d'informations de la MOM, des axes stratégiques, des équipes de la MOM et des actions qu’il organise, le tout dans le respect de l’identité visuelle de la MOM. Il offre ses conseils aux membres des laboratoires pour la réalisation de leurs documents de communication et peut, à leur demande, concevoir et réaliser posters, affiches, dépliants, notamment pour leurs rencontres scientifiques.
Le pôle contribue à l’organisation d’événements de diffusion des savoirs proposés par les laboratoires et apporte un appui logistique à l’organisation des manifestations scientifiques. Il contribue également à des actions de communication interne en proposant des rendez-vous mensuels, rencontres inter-laboratoires ouvertes à l’ensemble des personnels de la MOM. Organisés généralement sous forme de petits-déjeuners, ils ont pour but d'informer sur l’avancée des recherches et les activités des membres des laboratoires.  En coordination avec le secrétariat général, le pôle organise l’accueil des nouveaux entrants : matinées d’information et de présentation de la structure, réalisation et actualisation d’un livret-guide.
Le pôle initie ou coordonne la participation à des actions de diffusion des savoirs vers le grand public et les scolaires.
Le pôle propose chaque année un cycle de conférences grand public largement suivi : les Conférences Jean Pouilloux – Histoire et archéologie. 
Le public y rencontre des chercheurs des laboratoires mais aussi des personnalités extérieures proposées par les équipes, dont les thèmes de recherche sont en lien avec les sujets traités à la MOM. 
Ce cycle bénéficie du soutien de l’université Lumière Lyon 2, de l’Association des Amis de la Maison de l’Orient et de partenariats occasionnels. 

Le pôle collabore à la réalisation d’expositions avec les chercheurs des laboratoires et initie des partenariats pour leur présentation au public. Chaque année, le pôle mobilise les acteurs de la recherche au sein de la MOM pour participer à des manifestations nationales : Fête de la science, Journées européennes de l’archéologie…
Le pôle accueille des scolaires dans le cadre de leur stage d’initiation à la vie professionnelle. Il leur permet d’approcher différents métiers de la recherche et d’appréhender l’utilité des disciplines qu’ils étudient en classe.
Le pôle est également chargé de la mise à jour et du développement, en lien avec le PSIR, des sites Web développés sous Drupal. Il offre également son assistance aux membres des laboratoires pour la réalisation de sites Web spécifiques.