Acquisitions
Elles s'effectuent soit par achat, soit par don, soit par échanges.
Les achats
Ils sont effectués par le bibliothécaire auprès du secrétariat général de la MOM avec le logiciel GESLAB. Ce mode d'acquisition répond aux exigences des marchés publics et de la mise en concurrence avec des fournisseurs.
Les dons
La bibliothèque bénéficie de nombreux dons. Après signature d'une convention de don, les documents sont intégrés dans les fonds documentaires de la bibliothèque. Les ouvrages en doublon sont proposés à d'autres bibliothèques par le biais des échanges de publications. Pour chaque don une convention est établie
Les échanges de publications
Le service des échanges de publications diffuse les ouvrages édités par MOM Editions, auprès de 300 instituts de recherche, laboratoires, musées, bibliothèques, universités, situés dans 57 pays. En retour, ces structures nous font parvenir leurs publications. Ces échanges permettent à la bibliothèque de la MOM d'obtenir chaque année environ 150 abonnements de revues et 400 ouvrages de recherche. Par ce biais, la bibliothèque obtient des documents difficiles à se procurer du fait de leur faible taux d'impression et de diffusion. Cela permet également de contribuer à faire connaître dans le monde entier les publications de la MOM et les travaux des chercheurs.
Les partenariats les plus anciens ont été liés dans les années 80 avec les Ecoles françaises de Rome et d'Athènes, l'Institut français d'Archéologie orientale au Caire (IFAO), l'Institut français de Proche-Orient (IFPO) à Beyrouth et Damas... Des échanges ont lieu également avec les bibliothèques du Congrès à Washington, du Vatican ou d'Alexandrie.
De Tokyo à São Paulo, en passant par Ankara et Moscou, la bibliothèque fait ainsi circuler les publications de la Maison de l'Orient et la revue Topoi en échange de la revue Gallia, des catalogues de la Glyptothèque de Copenhague ou les catalogues d'exposition du Musée du Louvre.
Pour gérer ces documents, la bibliothèque utilise le logiciel GRECO (Gestion des Ressources des Echanges de Collection et d'Ouvrages) réalisé en interne avec le Pôle Système d'Information et Réseaux (PSIR). Cet outil permet de gérer les flux, d'établir des statistiques de fonctionnement et de gestion.
